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東京メトロポリタン税理士法人 北岡修一の「闘う財務」

1日に月次決算を出す!

皆様の会社では、月次決算は何日に出ているでしょうか?
遅くても10日、できれば5日までには出すくらいでないと、月次決算をやる意味がありません。月次決算は、経営に活かしてこそですから、できるだけ早い方がいいのです。

理想的には、翌1日に月次決算を出すことです。月初1日には前月の月次決算が出ていれば、それを元に業績会議を行ない、前月の反省を踏まえて翌月の行動計画を立てることができます。目標数字も1日に設定することができます。
そうすれば、前月までの実績を踏まえたリアルな目標数字に向かって、丸々1カ月間営業活動をすることができるのです。毎月毎月スタートダッシュができるということですね。これは大きいと思います。10日に出ている会社と比べれば、月の1/3も多く有効に使えるということです。当然に、業績の差も出てくるでしょう。
是非、1日に月次決算を出せるようにして欲しいものです。

では、1日に本当に月次決算を出せるのか?もちろん会社によっていろいろ事情はあるのでしょうが、私はすべての会社が基本的に可能だと思います。
「1日に月次決算を出すには、どうしたらいいか?」という質問をすればいいのです。
結論ありきで、その方法を知恵を絞って考える、それしかないです。それで可能になるはずです。本決算ではないのですから、やりようはあるはずです。

それぞれの会計処理の面から考えてみたいと思います。

(1)現金預金の動き

これは毎日処理します。会計ソフトに毎日入力しておけば問題ないでしょう。
EBもあるのですから、1日の終わりにほぼ当日分の入力はできるはずです。
毎月の決まった仕訳などは、期首や時間のある時に入れておけばいいのです。たとえば、借入金の返済などは、返済計画表があるのですから、それを期末まで入れておけばいいのです。支払手形の引き落としや定額会費の支払いなども入れておくことが可能でしょう。

(2)売上計上

現金売上であれば毎日入力します。請求書で計上するものは、請求の都度売上を入力します。あるいは、販売管理ソフトなどに入れておき、月末で月間集計を出して、一括で売上計上します。その都度の売上入力を会計ソフトまたは販売管理ソフトに、毎日入力しておけば、問題ないのではないでしょうか。
月末で営業部などが売上を計算して請求書を作成しないと売上が決まらないような場合は、やり方を見直す必要があります。営業部などと相談の上、月末には売上が明確になるようなやり方を検討します。月末あるいは月初1日の早い時間に売上が確定できるように何としてでもすることです。

(3)仕入計上

仕入計上も売上計上と同様ですね。毎回の仕入伝票(先方からの納品書など)を、会計ソフトあるいは販売管理ソフトに入力しておきます。その上で月末に仕入額の月間集計を出して一括計上すれば、月末あるいは翌月1日には処理ができます。

(4)経費の未払い計上

経費の未払いを先方からの請求書で計上している場合は、翌月1日に月次決算をするこことはできません。ただし、経費の額は請求書が来ないとわからないのか、とういと、そうではないことの方が多いのではないでしょうか?
契約書や見積書、発注書などで経費の額は概ねわかっているのではないでしょうか?
お願いする仕事、購入する商品、などで価格がわからないで頼むものはほとんどないからです。であれば、請求書がきていなくても、その契約書や見積書、発注書あるいは納品書などで、経費の未払いを計上すればいいのです。これらの書類で計上できるような仕組みを考えてみましょう。
ただ、処理量が先方からの報告がないとわからない、というのはあるかも知れません。この場合は、その処理量について月末あるいは月初の1番でメール等で報告をしてもらうようにします。その処理量に契約単価を掛ければ費用の額を計算することができます。
どんな経費もいろいろ考えてみれば金額はつかめることが多いのです。それでもどうしても1日には金額が出ないというのであれば、概算で計上するか、金額が少ないものであれば、支払い時に経費処理するようにしていけばいいのです。

(5)経費精算・給与計算

社員の経費精算や給与計算などは、月末を締め日にしないでやってはいかがでしょうか?15日締め、あるいは20日締めにして、経費や給与などを一緒に払ってしまえば、月中に処理することが可能です。

(6)月次決算処理

減価償却や引当金の計上など、月次決算での特別な処理もあらかじめ月末に簡単に計上できるやり方を決めておけば、問題なく済むのではないでしょうか。棚卸に関しては、月末に実地ができれば良いですが、難しい場合は、帳簿棚卸や概算計算の方法を考えて、その数字をもって計上します。

以上、工夫次第で1日決算というのはできるはずです。多少の概算値が入ったとしても、継続してやっていけば精度は高まってくるはずです。
まずはやると決めること。そして、1日か2日は業績会議をして経営に活かしてみることです。それをやりながらいろいろ改善をしていけばいいのです。

是非、1日月次決算をやってみましょう!

東京メトロポリタン税理士法人
代表社員/税理士 北岡 修一

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